Pomoc

Konfiguracja

Przed przystąpieniem do wystawiania faktur należy skonfigurować dane widoczne na fakturze. Możesz przygotować klika wzorów faktur dostosowanych do różnych kanałów sprzedaży. Jest to wygodne rozwiązanie, jeśli prowadzisz sprzedaż w różnych państwach.

Przejdź do menu Administracja > Księgowość konfiguracja i naciśnij przycisk Nowa w prawym górnym rogu lub edytuj obecne faktury.

W formularzu możesz zmienić między innymi:

• walutę
• NIP
• typ numeracji
• termin płatności
• stawkę VAT

Ważne:

• po wystawieniu pierwszej faktury w danej numeracji nie będzie można zmienić pól “typ”, „waluta na fakturze” oraz „typ numeracji”,
• zmiana pozostałych pól nie wpłynie na utworzone już faktury.

Konto bankowe na fakturze

Numer konta bankowego do wpłaty możesz umieścić w nagłówku, w stopce, lub w sekcji podsumowanie na fakturze.

Numer konta w sekcji Podsumowanie będzie widoczny, jeśli zostaną spełnione następujące warunki:

• w konfiguracji faktury zostanie wypełnione pole Bank, Swift i Konto
• wybrany przez kupującego sposób zapłaty to Przelew Bankowy
• faktura nie jest opłacona

Przykładowy wygląd faktury

Poniższy przykład przedstawia, gdzie rozmieszczone są poszczególne elementy dostępne w formularzu konfiguracji.

Wystawienie dokumentu sprzedaży dla zamówienia

1. Przejdź do szczegółów zamówienia, klikając w numer zamówienia w dowolnej zakładce "BOK - zamówienia".

2. W prawym górnym rogu kliknij przycisk „Dokument” oraz wybierz ustaloną wcześniej numerację/wzór.

3. Na kolejnym ekranie pojawi się uproszczone podsumowanie. Gotową fakturę zgodną z ustalonym wzorem pobierzesz klikając w prawym górnym rogu przycisk Drukuj.

Wystawienie dokumentu bez powiązania z zamówieniem

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.

2. Kliknij przycisk +Faktura w prawym górnym rogu.

3. Wypełnij formularz:

• przycisk „znajdź” - pobranie danych nabywcy z zamówień,
• przycisk „pobierz z GUS” - pobranie danych nabywcy na podstawie NIP,
• użyj ikony lupy lub wpisz nazwę/sku/ean w nazwa towaru/usługi, aby wyszukać produkt z bazy towarów.

Wystawienie korekty dokumentu

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Dokumenty.

2. Znajdź dokument który chcesz skorygować i przejdź do szczegółów.

3. Kliknij przycisk „Faktura korygująca” w prawym górnym rogu i wybierz typ.

4. Wypełnij formularz:

• aby edytować pozycję faktury należy kliknąć w pole zaznaczenia,
• wprowadź zmiany przynajmniej przy 1 pozycji.

Faktura w automatycznej wiadomości do klienta

Możesz wykonać konfiguracje tak, aby link do faktury był wysyłany w automatycznej wiadomości do kupującego. W tym celu skonfiguruj szablony wiadomości i wykorzystaj zmienną "Numery faktur". Zmienna zostanie zastąpiona linkiem do faktury. Więcej informacji w poradniku E-maile do klientów i szablony wiadomości.

Faktura w Centrum Klienta

Centrum klienta to panel ze szczegółowymi informacjami o zamówieniu, do którego klient ma dostęp po użyciu zmiennej "Link do strefy klienta" w szablonach wiadomości. Aby włączyć dostęp do faktury z poziomu centrum klienta:

1. Przejdź do zakładki Ustawienia Ogólne ErpBox.

2. Kliknij przycisk Edytuj przy Zamówienia.

3. Ustaw TAK przy "Strefa klienta: wyświetl link do pobrania faktury ".

4. Konfigurując szablony wiadomości automatycznych skorzystaj ze zmiennej  "Link do strefy klienta".

Od tej pory kupujący przechodząc do centrum/strefy klienta poprzez link z wiadomości, wśród informacji o zamówieniu zobaczy link do pobrania faktury.

Automatycznie wystawianie faktury do każdego zamówienia

ErpBox może automatycznie wygenerować fakturę do każdego zamówienia z wybranego kanału sprzedaży. W tym celu:
1. Przejdź do Administracja > Kanały sprzedaży.

2. Kliknij w nazwę kanału sprzedaży.

3. Wyszukaj na liście Generowanie faktur i kliknij przycisk Zmień.

4. Wypełnij i zapisz formularz.

Gdzie znajdują się wystawione faktury?

1. Informacja o wystawionej fakturze jest widoczna w szczegółach zamówienia w zakładce Dokumenty powiązane.

2. Kolejne miejsce, w którym można podejrzeć wystawione faktury to zakładka Księgowość > Dokumenty.

Masowe pobranie faktur do wydruku

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.

2. Zaznacz faktury, które chcesz wydrukować.

3. Kliknij przycisk Pobierz i wybierz jedną z 2 opcji:

• PDF - wszystkie faktury w jednym pliku PDF,
• ZIP - archiwum z fakturami, 1 plik pdf = 1 faktura.

Zestawienia faktur

Dzięki ErpBox z łatwością wygenerujesz zestawienie faktur z dowolnego okresu. Plik zawiera takie informacje jak numer faktury, data, dane nabywcy, kwota netto/brutto, waluta oraz kurs waluty.

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.

2. Zaznacz faktury dla których chcesz wystawić zestawienie.

3. Kliknij przycisk Rejestr Sprzedaży i wybierz dowolny typ.

Automatycznie wczytywanie faktury do zamówień w panelu Amazon

Zautomatyzuj wysyłkę faktur do kupujących z Amazon włączając opcję automatycznego wczytywania faktur do panelu Amazon:

1. Administracja > Kanały sprzedaży.

2. Kliknij w nazwę kanału sprzedaży Amazon.

3. Przejdź na dół strony do akapitu Ustawienia eksportu, znajdź opcję Faktury do kanału sprzedaży i kliknij przycisk Zmień.

4. Wypełnij i zapisz formularz.