GRUPA WEB-COM
ul.Tęczowa 2 b 43-340 Kozy

Pomoc

Konfiguracja

Przed przystąpieniem do wystawiania faktur należy skonfigurować dane widoczne na fakturze. Możesz przygotować klika wzorów faktur dostosowanych do różnych kanałów sprzedaży. Jest to wygodne rozwiązanie, jeśli prowadzisz sprzedaż w różnych państwach.

Przejdź do menu Administracja > Konfiguracja faktur i naciśnij przycisk Nowa lub edytuj obecne faktury.

W formularzu możesz zmienić między innymi:

  • walutę
  • NIP
  • typ numeracji
  • termin płatności
  • stawkę VAT

Ważne:

  • po wystawieniu pierwszej faktury w danej numeracji nie będzie można zmienić pól “typ”, „waluta na fakturze” oraz „typ numeracji”,
  • zmiana pozostałych pól nie wpłynie na utworzone już faktury.

 

Konto bankowe na fakturze

Numer konta bankowego do wpłaty możesz umieścić w nagłówku, w stopce, lub w sekcji podsumowanie na fakturze.

Numer konta w sekcji Podsumowanie będzie widoczny, jeśli zostaną spełnione następujące warunki:

  • w konfiguracji faktury zostanie wypełnione pole Bank, Swift i Konto
  • wybrany przez kupującego sposób zapłaty to Przelew Bankowy
  • faktura nie jest opłacona


Przykładowy wygląd faktury

Poniższy przykład przedstawia, gdzie rozmieszczone są poszczególne elementy dostępne w formularzu konfiguracji.

 

Wystawienie dokumentu sprzedaży dla zamówienia

1. Przejdź do szczegółów zamówienia, klikając w numer zamówienia w dowolnej zakładce "BOK - zamówienia".

2. W prawym górnym rogu kliknij przycisk „Faktura” oraz wybierz ustaloną wcześniej numerację/wzór.

3. Na kolejnym ekranie pojawi się uproszczone podsumowanie. Gotową fakturę zgodną z ustalonym wzorem pobierzesz klikając w prawym górnym rogu przycisk Drukuj.

 

Wystawienie dokumentu bez powiązania z zamówieniem

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.

2. Kliknij przycisk +Faktura w prawym górnym rogu.

3. Wypełnij formularz:

  • przycisk „znajdź” - pobranie danych nabywcy z zamówień,
  • przycisk „pobierz z GUS” - pobranie danych nabywcy na podstawie NIP,
  • użyj ikony lupy lub wpisz nazwę/sku/ean w nazwa towaru/usługi, aby wyszukać produkt z bazy towarów.

 

Wystawienie korekty dokumentu

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.

2. Znajdź dokument który chcesz skorygować i przejdź do szczegółów.

3. Kliknij przycisk „faktura” w prawym górnym rogu i wybierz typ.

4. Wypełnij formularz:

  • należy zmienić co najmniej 1 pozycję faktury,
  • aby edytować pozycję faktury należy kliknąć w pole zaznaczenia.

 

Dostęp do faktury w centrum klienta

Centrum klienta to panel ze szczegółowymi informacjami o zamówieniu, do którego klient ma dostęp po kliknięciu linka w wiadomości e-mail. Aby włączyć dostęp do faktury z poziomu centrum klienta należy:
1. Przejdź do zakładki Ustawienia Ogólne ErpBox.

2. Kliknij przycisk Edytuj przy Zamówienia.

3. Ustaw TAK przy "Strefa klienta: wyświetl link do pobrania faktury ".

 

Automatycznie wystawianie faktury do każdego zamówienia

ErpBox może automatycznie wygenerować fakturę do każdego zamówienia z wybranego kanału sprzedaży. W tym celu:
1. Przejdź do Administracja > Kanały sprzedaży.

2. Kliknij w nazwę kanału sprzedaży.

3. Wyszukaj na liście Generowanie faktur i kliknij przycisk Zmień.

4. Wypełnij i zapisz formularz.

 

Automatycznie wczytywanie faktury do zamówień w panelu Amazon

Zautomatyzuj wysyłkę faktur do klientów Amazon włączając opcję automatycznego wczytywania faktur do panelu Amazon:
1. Administracja > Kanały sprzedaży.

2. Kliknij w nazwę kanału sprzedaży Amazon.

3. Przejdź na dół strony do akapitu Ustawienia eksportu, znajdź opcję Faktury do kanału sprzedaży i kliknij przycisk Zmień.

4. Wypełnij i zapisz formularz.

 

Automatycznie wysyłanie faktury do klienta

Dodatkowa opcja szablonów wiadomości w ErpBox pozwala skonfigurować automatyczne wysłanie faktur po zmianie statusu zamówienia. W tym celu w zakładce Szalony wiadomości należy w treści wybranego szablonu dodać zmienną {invoiceDocuments}. Szablony przypisane są do statusów, więc zmiana statusu zamówienia spowoduje wysłanie wiadomości z linkiem do faktury. Więcej informacji o szablonach w poradniku: klik!

 

Gdzie znajdują się wystawione faktury?

1. Informacja o wystawionej fakturze jest widoczna w szczegółach zamówienia w zakładce Dokumenty powiązane.

2. W zakładce Księgowość > Faktury.

 

Masowe pobranie faktur do wydruku

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.

2. Zaznacz faktury, które chcesz wydrukować.

3. Kliknij przycisk Pobierz i wybierz jedną z 2 opcji:

  • PDF - wszystkie faktury w jednym pliku PDF,
  • ZIP - archiwum z fakturami, 1 plik pdf = 1 faktura.

 

Zestawienia faktur

Dzięki ErpBox z łatwością wygenerujesz zestawienie faktur z dowolnego okresu. Plik zawiera takie informacje jak numer faktury, data, dane nabywcy, kwota netto/brutto, waluta oraz kurs waluty.

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.

2. Zaznacz faktury dla których chcesz wystawić zestawienie.

3. Kliknij przycisk Rejestr Sprzedaży i wybierz dowolny typ.