Pomoc
Spis treści:
2. Opis opcji dostępnych w formularzu konfiguracji.
6. Przykładowy wygląd faktury.
7. Wystawienie dokumentu sprzedaży dla zamówienia.
8. Wystawienie dokumentu sprzedaży bez powiązania z zamówieniem.
9. Wystawienie korekty dokumentu.
10. Dokument sprzedaży w automatycznej wiadomości do klienta.
11. Faktura w Centrum Klienta.
12. Automatyczne wystawianie faktury do każdego zamówienia.
13. Gdzie znajdują się wystawione faktury?
14. Masowe pobranie faktur do wydruku.
16.Automatycznie wczytywanie faktury do zamówień w panelu Amazon.
Konfiguracja Faktur
Przed przystąpieniem do wystawiania faktur należy skonfigurować dane widoczne na fakturze. Możesz przygotować klika wzorów faktur dostosowanych do różnych kanałów sprzedaży. Jest to wygodne rozwiązanie, jeśli prowadzisz sprzedaż na różnych rynkach.
Przejdź do menu Administracja > Księgowość konfiguracja i naciśnij przycisk Nowa w prawym górnym rogu i wybierz typ dokumentów, które chcesz skonfigurować.
Opis opcji dostępnych w formularzu konfiguracji:
-
Status - jeśli Nieaktywny, ten szablon faktur nie będzie wyświetlany w karcie zamówienia pod przyciskiem Dokument
-
Informacja o powiązanym zamówieniu - numer zamówienia zewnętrzny = numer widoczny na platformie sprzedaży
-
GTU w pozycji na wydruku - aby kod był widoczny na fakturach należy:
-
przypisać kod do pozycji magazynowych w Towary i usługi > Produktu > Przycisk Aktualizuj > Kod GTU,
- podłączyć aukcje/oferty pod pozycję magazynowe za pomocą zakładki Relacje Produktów.
-
Ważne:
-
po wystawieniu pierwszej faktury w danej numeracji nie będzie można zmienić pól “typ”, „waluta na fakturze” oraz „typ numeracji”,
-
zmiana pozostałych pól nie wpłynie na utworzone już faktury,
-
jeśli potrzebujesz rozpocząć numerację od konkretnego numeru - zgłoś się do BOK ErpBox poprzez chat lub mailowo.
Jeśli w konfiguracji faktur w polu "Domyślny VAT na pozycjach zamówienia" wybrano konkretną wartość, podatek VAT widoczny przy pozycjach zamówienia zostanie zignorowany.
Jeśli w polu "Domyślny VAT na pozycjach zamówienia" wybrano "Taki sam jak na zamówieniu":
I) Na fakturze pojawi się podatek przekazany przez kanał sprzedaży.
II) Jeśli kanał sprzedaży przy pozycjach zamówienia nie zwróci VAT, podatek pobierany jest z karty produktu w Towary i usługi > Produkty. Aukcja musi być podłączona pod produkt magazynowy za pomocą zakładki Relacje Produktów.
Dodatkowe inf.: większość kanałów sprzedaży nie zwraca podatku VAT przy pozycjach zamówienia. Np. dla aukcji Allegro konieczne jest ustawienie VAT w parametrach aukcji. Można uzupełnić VAT w magazynie ErpBox, aby ten prawidłowo wczytywał się zarówno do faktur jak i raportów sprzedaży.
Zasada zliczania podatku VAT przez ErpBox
Ustawodawca dopuszcza różne sposoby naliczania podatku VAT. Poprawne jest wyliczanie VAT zarówno od każdej sztuki na fakturze, jak i od sumy towarów. Co więcej - VAT może być wyliczany zarówno z kwoty brutto jak i netto.
Korzystając z ErpBox warto wiedzieć, że:
-
ErpBox wylicza VAT pojedynczo od każdego towaru.
-
ErpBox wylicza VAT od ceny brutto.
odaj cenę proporcjonalnie":
Ta opcja ukrywa przesyłkę na fakturze, natomiast koszty przesyłki są wliczane proporcjonalnie do zakupionych towarów.
Przykład nr 1: w zamówieniu znajduje się przedmiot 4zł + przedmiot 4zł + przesyłka 12zł. Jeśli opcja zostanie włączona, na wystawionej fakturze pojawią się dwie pozycje: przedmiot 10zł + przedmiot 10zł.
Przykład nr 2: w zamówieniu są następujące pozycje: 3x przedmiot 10pln/szt. (łącznie 30zł) + przesyłka 10zł. Na wystawionej fakturze pojawią się pozycje: 2x przedmiot 13,33zł/szt + 1x przedmiot 13,34zł/szt.
Konto bankowe na fakturze
Numer konta bankowego do wpłaty możesz umieścić w nagłówku, w stopce, lub w sekcji podsumowanie na fakturze.
Numer konta w sekcji Podsumowanie będzie widoczny, jeśli zostaną spełnione następujące warunki:
- w konfiguracji faktury zostanie wypełnione pole Bank, Swift i Konto
- wybrany przez kupującego sposób zapłaty to Przelew Bankowy
- faktura nie jest opłacona
Przykładowy wygląd faktury
Poniższy przykład przedstawia, gdzie rozmieszczone są poszczególne elementy dostępne w formularzu konfiguracji.
Wystawienie dokumentu sprzedaży dla zamówienia
1. Przejdź do szczegółów zamówienia, klikając w numer zamówienia w dowolnej zakładce "BOK - zamówienia".
2. W prawym górnym rogu kliknij przycisk „Dokument” oraz wybierz ustaloną wcześniej numerację/wzór z zakładki Księgowość Konfiguracja.
3. Na kolejnym ekranie pojawi się uproszczone podsumowanie. Gotową fakturę zgodną z ustalonym wzorem pobierzesz klikając w prawym górnym rogu przycisk Drukuj.
Wystawienie dokumentu bez powiązania z zamówieniem
1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.
2. Kliknij przycisk +Faktura w prawym górnym rogu.
3. Wypełnij formularz:
- przycisk „znajdź” - pobranie danych nabywcy z zamówień,
- przycisk „pobierz z GUS” - pobranie danych nabywcy na podstawie NIP,
- użyj ikony lupy lub wpisz nazwę/sku/ean w nazwa towaru/usługi, aby wyszukać produkt z bazy towarów.
Ważne: wystawiona faktura bez powiązania z zamówieniem nie odejmie stanu magazynowego uwzględnionych na fakturze produktów.
Wystawienie korekty dokumentu
1. Przejdź do zakładki Księgowość > Dokumenty.
2. Znajdź dokument który chcesz skorygować i przejdź do szczegółów.
3. Kliknij przycisk „Faktura korygująca” w prawym górnym rogu i wybierz typ.
4. Wypełnij formularz:
- aby edytować pozycję faktury należy kliknąć w pole zaznaczenia,
- wprowadź zmiany przynajmniej przy 1 pozycji,
- jeśli chcesz anulować sprzedaż wybranej pozycji - zmień ilość na 0.
Dokument sprzedaży w automatycznej wiadomości do klienta
Możesz wykonać konfiguracje tak, aby link do faktury był wysyłany w automatycznej wiadomości do kupującego. W tym celu skonfiguruj szablony wiadomości i wykorzystaj zmienną "Numery Dokumentów".
1. Przejdź do zakładki Administracja > Szablony wiadomości.
2. Duplikuj domyślny szablon lub utwórz nowy.
3. Zaznacz "Tak" przy wybranej wiadomości i edytuj treść.
4. Użyj zmiennej "Numery Dokumentów". Zmienna zostanie zastąpiona linkiem do faktury. Więcej informacji w poradniku E-maile do klientów i szablony wiadomości.
5. Przejdź do Administracja > Kanały sprzedaży > Przycisk Edytuj przy wybranym kanale sprzedaży > W oknie "Szablon wiadomości" wybierz szablon skonfigurowany w poprzednich punktach.
6. Po zmianie statusu zamówienia kupujący otrzyma e-mail z linkiem do faktury.
Faktura w Centrum Klienta
Centrum klienta to panel ze szczegółowymi informacjami o zamówieniu, do którego klient ma dostęp po użyciu zmiennej "Link do strefy klienta" w szablonach wiadomości. Aby włączyć dostęp do faktury z poziomu centrum klienta:
1. Przejdź do zakładki Ustawienia Ogólne ErpBox.
2. Kliknij przycisk Edytuj przy Zamówienia.
3. Ustaw TAK przy "Strefa klienta: wyświetl link do pobrania faktury ".
4. Konfigurując szablony wiadomości automatycznych skorzystaj ze zmiennej "Link do strefy klienta".
Od tej pory kupujący przechodząc do centrum/strefy klienta poprzez link z wiadomości, wśród informacji o zamówieniu zobaczy link do pobrania faktury.
Automatycznie wystawianie faktury do każdego zamówienia
ErpBox może automatycznie wygenerować fakturę do każdego zamówienia z wybranego kanału sprzedaży. W tym celu:
1. Przejdź do Administracja > Kanały sprzedaży.
2. Kliknij w nazwę kanału sprzedaży.
3. Wyszukaj na liście Generowanie faktur i kliknij przycisk Zmień.
4. Wypełnij i zapisz formularz.
Gdzie znajdują się wystawione faktury?
1. Informacja o wystawionej fakturze jest widoczna w szczegółach zamówienia w zakładce Dokumenty powiązane.
2. Kolejne miejsce, w którym można podejrzeć wystawione faktury to zakładka Księgowość > Dokumenty.
Masowe pobranie faktur do wydruku
1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.
2. Zaznacz faktury, które chcesz wydrukować.
3. Kliknij przycisk Pobierz i wybierz jedną z 2 opcji:
- PDF - wszystkie faktury w jednym pliku PDF,
- ZIP - archiwum z fakturami, 1 plik pdf = 1 faktura.
Zestawienia faktur
Dzięki ErpBox z łatwością wygenerujesz zestawienie faktur z dowolnego okresu. Plik zawiera takie informacje jak numer faktury, data, dane nabywcy, kwota netto/brutto, waluta oraz kurs waluty.
1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.
2. Zaznacz faktury dla których chcesz wystawić zestawienie.
3. Kliknij przycisk Rejestr Sprzedaży i wybierz dowolny typ.
Automatycznie wczytywanie faktury do zamówień w panelu Amazon
Zautomatyzuj wysyłkę faktur do kupujących z Amazon włączając opcję automatycznego wczytywania faktur do panelu Amazon:
1. Administracja > Kanały sprzedaży.
2. Kliknij w nazwę kanału sprzedaży Amazon.
3. Przejdź na dół strony do akapitu Ustawienia eksportu, znajdź opcję Faktury do kanału sprzedaży i kliknij przycisk Zmień.
4. Wypełnij i zapisz formularz.