Pomoc

Konfiguracja

Przed przystąpieniem do wystawiania faktur należy skonfigurować dane widoczne na fakturze. Możesz przygotować klika wzorów faktur dostosowanych do różnych kanałów sprzedaży. Jest to wygodne rozwiązanie, jeśli prowadzisz sprzedaż w różnych państwach.

Przejdź do menu Administracja > Konfiguracja faktur i naciśnij przycisk Nowa lub edytuj obecne faktury.

W formularzu możesz zmienić między innymi:

• walutę
• NIP
• typ numeracji
• termin płatności
• stawkę VAT

Ważne:

• po wystawieniu pierwszej faktury w danej numeracji nie będzie można zmienić pól “typ”, „waluta na fakturze” oraz „typ numeracji”,
• zmiana pozostałych pól nie wpłynie na utworzone już faktury.

 

Konto bankowe na fakturze

Numer konta bankowego do wpłaty możesz umieścić w nagłówku, w stopce, lub w sekcji podsumowanie na fakturze.

Numer konta w sekcji Podsumowanie będzie widoczny, jeśli zostaną spełnione następujące warunki:

• w konfiguracji faktury zostanie wypełnione pole Bank, Swift i Konto
• wybrany przez kupującego sposób zapłaty to Przelew Bankowy
• faktura nie jest opłacona

Przykładowy wygląd faktury

Poniższy przykład przedstawia, gdzie rozmieszczone są poszczególne elementy dostępne w formularzu konfiguracji.

 

Wystawienie dokumentu sprzedaży dla zamówienia

1. Przejdź do szczegółów zamówienia, klikając w numer zamówienia w dowolnej zakładce "BOK - zamówienia".

2. W prawym górnym rogu kliknij przycisk „Faktura” oraz wybierz ustaloną wcześniej numerację/wzór.

3. Na kolejnym ekranie pojawi się uproszczone podsumowanie. Gotową fakturę zgodną z ustalonym wzorem pobierzesz klikając w prawym górnym rogu przycisk Drukuj.

 

Wystawienie dokumentu bez powiązania z zamówieniem

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.

2. Kliknij przycisk +Faktura w prawym górnym rogu.

3. Wypełnij formularz:

• przycisk „znajdź” - pobranie danych nabywcy z zamówień,
• przycisk „pobierz z GUS” - pobranie danych nabywcy na podstawie NIP,
• użyj ikony lupy lub wpisz nazwę/sku/ean w nazwa towaru/usługi, aby wyszukać produkt z bazy towarów.

 

Wystawienie korekty dokumentu

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.

2. Znajdź dokument który chcesz skorygować i przejdź do szczegółów.

3. Kliknij przycisk „faktura” w prawym górnym rogu i wybierz typ.

4. Wypełnij formularz:

• należy zmienić co najmniej 1 pozycję faktury,
• aby edytować pozycję faktury należy kliknąć w pole zaznaczenia.

 

Dostęp do faktury w centrum klienta

Centrum klienta to panel ze szczegółowymi informacjami o zamówieniu, do którego klient ma dostęp po kliknięciu linka w wiadomości e-mail. Aby włączyć dostęp do faktury z poziomu centrum klienta należy:
1. Przejdź do zakładki Ustawienia Ogólne ErpBox.

2. Kliknij przycisk Edytuj przy Zamówienia.

3. Ustaw TAK przy "Strefa klienta: wyświetl link do pobrania faktury ".

 

Automatycznie wystawianie faktury do każdego zamówienia

ErpBox może automatycznie wygenerować fakturę do każdego zamówienia z wybranego kanału sprzedaży. W tym celu:
1. Przejdź do Administracja > Kanały sprzedaży.

2. Kliknij w nazwę kanału sprzedaży.

3. Wyszukaj na liście Generowanie faktur i kliknij przycisk Zmień.

4. Wypełnij i zapisz formularz.

 

Automatycznie wczytywanie faktury do zamówień w panelu Amazon

Zautomatyzuj wysyłkę faktur do klientów Amazon włączając opcję automatycznego wczytywania faktur do panelu Amazon:
1. Administracja > Kanały sprzedaży.

2. Kliknij w nazwę kanału sprzedaży Amazon.

3. Przejdź na dół strony do akapitu Ustawienia eksportu, znajdź opcję Faktury do kanału sprzedaży i kliknij przycisk Zmień.

4. Wypełnij i zapisz formularz.

 

Automatycznie wysyłanie faktury do klienta

Dodatkowa opcja szablonów wiadomości w ErpBox pozwala skonfigurować automatyczne wysłanie faktur po zmianie statusu zamówienia. W tym celu w zakładce Szalony wiadomości należy w treści wybranego szablonu dodać zmienną {invoiceDocuments}. Szablony przypisane są do statusów, więc zmiana statusu zamówienia spowoduje wysłanie wiadomości z linkiem do faktury. Więcej informacji o szablonach w poradniku: klik!

 

Gdzie znajdują się wystawione faktury?

1. Informacja o wystawionej fakturze jest widoczna w szczegółach zamówienia w zakładce Dokumenty powiązane.

2. W zakładce Księgowość > Faktury.

 

Masowe pobranie faktur do wydruku

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.

2. Zaznacz faktury, które chcesz wydrukować.

3. Kliknij przycisk Pobierz i wybierz jedną z 2 opcji:

• PDF - wszystkie faktury w jednym pliku PDF,
• ZIP - archiwum z fakturami, 1 plik pdf = 1 faktura.

 

Zestawienia faktur

Dzięki ErpBox z łatwością wygenerujesz zestawienie faktur z dowolnego okresu. Plik zawiera takie informacje jak numer faktury, data, dane nabywcy, kwota netto/brutto, waluta oraz kurs waluty.

1. Przejdź do zakładki Księgowość > Faktury.

2. Zaznacz faktury dla których chcesz wystawić zestawienie.

3. Kliknij przycisk Rejestr Sprzedaży i wybierz dowolny typ.